Kaji Ulang Permintaan

Dokumen Rujukan: Panduan Mutu Klausul 10, PO-006

Kaji Ulang Permintaan adalah proses evaluasi awal yang wajib dilakukan ketika Laboratorium Forensik Digital (LFD) menerima permintaan bantuan forensik digital dari unit lain (Peminta Bantuan). Proses ini memastikan bahwa LFD memiliki kesiapan operasional sebelum menyetujui atau menolak suatu permintaan.

Alur Koordinasi

1. Penerimaan Permintaan — Permintaan bantuan pertama kali diterima oleh Kepala Kantor Wilayah DJP.

2. Disposisi — Kepala Kantor Wilayah mendisposisikan permintaan tersebut kepada Kepala Bidang Pemeriksaan, Penagihan, Intelijen, dan Penyidikan (PPIP).

3. Identifikasi dan Kaji Ulang — Kepala Bidang PPIP bertindak sebagai pihak yang melakukan identifikasi dan kaji ulang permintaan.

4. Koordinasi dengan Peminta Bantuan — Laboratorium melakukan koordinasi awal dengan Peminta Bantuan. Peminta Bantuan dapat menyampaikan metode atau kebutuhan data yang spesifik. Apabila terdapat perbedaan antara permintaan dengan standar pengujian, hal tersebut wajib didiskusikan dan disepakati bersama.

flowchart TD
A[“Permintaan Bantuan
dari Peminta Bantuan”] —> B[“Kepala Kanwil DJP
Menerima Permintaan”]
B —> C[“Disposisi ke
Kabid PPIP”]
C —> D[“Kaji Ulang Permintaan
F-PO-023”]
D —> E5 Faktor<br/>Terpenuhi?
E —>|“Ya”| F[“Terbitkan SPFD
Surat Perintah”]
E —>|“Tidak”| G[“Terbitkan Nota Dinas
Penolakan F-PO-024”]
F —> H[“Mulai PFD-100
Persiapan Kegiatan”]
G —> I[“Komunikasikan ke
Peminta Bantuan”]
H —> J[“Pelaksanaan
Forensik Digital”]
style A fill:#dbeafe,stroke:#1a56db,color:#1e3a5f
style B fill:#dbeafe,stroke:#1a56db,color:#1e3a5f
style C fill:#dbeafe,stroke:#1a56db,color:#1e3a5f
style D fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#92400e
style E fill:#fef3c7,stroke:#d97706,color:#92400e
style F fill:#d1fae5,stroke:#059669,color:#065f46
style G fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#991b1b
style H fill:#d1fae5,stroke:#059669,color:#065f46
style I fill:#fee2e2,stroke:#dc2626,color:#991b1b
style J fill:#d1fae5,stroke:#059669,color:#065f46

Aspek yang Diidentifikasi

Dalam melakukan kaji ulang, Kepala Bidang PPIP mengidentifikasi ruang lingkup permintaan yang mencakup empat aspek:

Aspek	Pertanyaan Kunci
Siapa	Identitas Peminta Bantuan dan unit kerjanya
Kasus	Jenis kasus yang sedang ditangani (Pemeriksaan, Pemeriksaan Bukti Permulaan, atau Penyidikan)
Tempat	Lokasi pelaksanaan kegiatan forensik digital
Waktu	Waktu pelaksanaan kegiatan yang diminta

Faktor yang Dipertimbangkan

Untuk memutuskan apakah LFD sanggup memenuhi permintaan, kaji ulang dilakukan dengan mengukur kesiapan operasional laboratorium berdasarkan lima faktor:

1. Ketersediaan Sumber Daya Manusia

Minimal harus tersedia 2 (dua) Ahli Forensik Digital yang dapat ditugaskan. Penugasan mempertimbangkan beban kerja yang sedang berjalan dan kompetensi yang sesuai dengan jenis permintaan.

2. Ketersediaan Peralatan

Peralatan forensik digital yang dibutuhkan harus tersedia dan dalam kondisi siap pakai. Ini mencakup:

• Perangkat akuisisi (write-blocker, forensic imager)
• Perangkat lunak forensik (analisis, akuisisi, pemulihan data)
• Media penyimpanan untuk menampung hasil akuisisi

3. Ketersediaan Waktu

Waktu yang diminta oleh Peminta Bantuan harus sesuai dengan kapasitas laboratorium. Estimasi waktu pelaksanaan dihitung berdasarkan:

• Kompleksitas kasus
• Jenis dan jumlah perangkat yang akan ditangani
• Ketersediaan jadwal personel

4. Ketersediaan Biaya/Anggaran

Biaya operasional yang diperlukan untuk melaksanakan permintaan harus tersedia, mencakup:

• Biaya transportasi dan akomodasi personel ke lokasi
• Biaya pengadaan media penyimpanan dan perlengkapan sekali pakai
• Biaya operasional lain yang relevan

5. Ketersediaan Prosedur Tervalidasi

Laboratorium harus memiliki prosedur yang telah tervalidasi untuk menangani jenis permintaan tersebut. Apabila prosedur yang dibutuhkan belum tervalidasi, laboratorium wajib:

• Melakukan validasi metode terlebih dahulu, atau
• Menolak permintaan dan menyarankan alternatif

Keputusan Hasil Kaji Ulang

Hasil analisis dan kaji ulang dituangkan ke dalam Formulir Kaji Ulang Permintaan Kegiatan Forensik Digital (F-PO-023). Keputusan terbagi menjadi dua kemungkinan:

Permintaan Diterima

Apabila seluruh faktor kesiapan terpenuhi:

1. Kepala Kantor Wilayah DJP menerbitkan Surat Perintah Forensik Digital (SPFD) sebagai dasar dimulainya penugasan.
2. SPFD menjadi dasar legalitas bagi Ahli Forensik Digital untuk melaksanakan kegiatan forensik digital.
3. Laboratorium segera memulai tahap persiapan sesuai PFD-100.

Permintaan Ditolak

Apabila satu atau lebih faktor kesiapan tidak terpenuhi:

1. Kepala Kantor Wilayah DJP menerbitkan Nota Dinas Penolakan Permintaan Bantuan Forensik Digital (F-PO-024).
2. Nota Dinas memuat penjelasan atau alasan mengapa permintaan tersebut ditolak.
3. Alasan penolakan disampaikan secara jelas dan objektif kepada Peminta Bantuan.

Komunikasi Hasil

Apapun keputusannya, LFD wajib mengomunikasikan hasil kaji ulang kepada Peminta Bantuan. Komunikasi dilakukan secara resmi melalui jalur administrasi yang berlaku.

Pengarsipan

Seluruh dokumen administrasi terkait proses kaji ulang permintaan — baik di dalam aplikasi sistem informasi DJP maupun dokumen fisiknya — wajib disimpan dan dipelihara sebagai bagian dari Rekaman Teknis laboratorium. Dokumen yang diarsipkan meliputi:

• Formulir Kaji Ulang Permintaan (F-PO-023)
• Surat Perintah Forensik Digital (jika diterima)
• Nota Dinas Penolakan (F-PO-024) (jika ditolak)
• Dokumen koordinasi dengan Peminta Bantuan

Formulir Terkait

Kode	Nama Formulir	Fungsi
F-PO-023	Formulir Kaji Ulang Permintaan	Mendokumentasikan hasil identifikasi dan evaluasi permintaan
F-PO-024	Nota Dinas Penolakan	Menyampaikan alasan penolakan permintaan kepada Peminta Bantuan